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Outil business : Evernote Business

  • 16 novembre 2014
Evernote-Business-01

Travailler de manière intelligente et efficace, avec un logiciel de partage de documents, notes, photos, vidéos et autres contenus nécessaires au déploiement d’une activité, c’est ce que propose Evernote Business, l’extension d’Evernote adressée aux entreprises. Service d’aide-mémoire intuitif et multiplateforme, Evernote se présente comme l’espace unique et indispensable pour tout gérer. Découvrez sans plus attendre cet outil puissant et flexible, qui deviendra rapidement votre meilleur allié professionnel.

 

Principe et origines

Disponible sur tous les appareils (Windows, Mac, Web, iOS, etc.), la start-up Evernote, dont le siège est à Redwood City en Californie, est fondé en 2008 par Stepan Pachikov. Cet outil permet d’enregistrer des notes diverses (textes, photos, mémos vocaux, etc.), pouvant être triées dans des carnets de notes, avec des tags ou encore des commentaires. Il centralise et synchronise toutes les informations souhaitées sur une même et unique plateforme et offre la possibilité d’être utilisé sur tous les dispositifs, fixes ou mobiles tels que les ordinateurs, tablettes ou Smartphones.

Evernote se décline avec une version gratuite et une version payante. Outre les fonctionnalités de base présentes dans la première, la version Premium intègre le travail hors-ligne, l’ajout d’un code PIN pour le verrouillage de documents et une plus grande capacité d’enregistrement pour les fichiers volumineux.

Lorsque l’application est téléchargée, il est possible d’ajouter un clip s’intégrant dans la barre de votre moteur de recherche. Ainsi, plus aucune raison de perdre des articles ou informations intéressantes; il suffit de clipper le contenu à retenir et de le découvrir tranquillement plus tard.

 

Evernote Business

Avec cette extension, Evernote vise à séduire les professionnels en révolutionnant l’espace de travail de demain. La firme propose avec cette version business, créée en 2012, un espace de travail dynamique pour une équipe ou un groupe de personnes. Cette plateforme collaborative facilite le partage de connaissances collectives, des ressources et permet un meilleur développement des projets. Avec un contrôle administratif simplifié, Evernote permet de bénéficier de plus de temps pour le déploiement des activités professionnelles.

Les fonctionnalités

Afin d’éviter la perte de temps lors de création de PowerPoint, une fonction Présentation est proposée. Il s’agit de sélectionner les notes qui constitueront votre future présentation et de cliquer sur le bouton prévu à cet effet. Une présentation efficace basée sur vos documents prendra forme pour les rapides réunions avec vos collaborateurs ou clients.

Avec les notes connexes, il est possible d’accéder rapidement à toutes les informations utiles au sein de l’entreprise, reliées au thème du projet. La dernière fonctionnalité ajoutée au programme, le Work Chat, permet aux collègues de discuter entre eux au quotidien et de partager des commentaires sur leurs activités professionnelles.

Les administrateurs ont accès à une Console d’administration qui leur permet de gérer les comptes utilisateurs et les autorisations dans toute l’organisation. De plus, pour une transition de votre structure vers du Zéro Papier, optez pour Evernote Business où vos documents seront automatiquement archivés et sauvegardés.

Evernote Business s’appuie sur trois critères fondamentaux que sont la sécurité des données, la propriété intelligente des données ainsi que l’assistance de classe Business. Les données sont protégées par une norme stricte de sécurité et tout contenu placé dans les carnets de notes spécifiques d’Evernote Business est géré et détenu uniquement par l’entreprise. Enfin, l’équipe de support Evernote reste à l’entière disposition de l’entreprise en cas de besoin ou questions grâce à une assistance personnalisée.

Pour bénéficier de cette prestation payante (10 euros par mois et par utilisateurs), il suffit de créer un compte administrateur pour votre entreprise. Si vous possédez déjà un compte personnel sur Evernote, il est possible de le connecter au compte Evernote Business créé par l’entreprise. Cette dernière, ainsi que les autres utilisateurs professionnels, n’auront pas accès à vos notes personnelles. Passez donc d’une interface personnelle à professionnelle en un seul clic !

 

 

Evernote et Evernote Business en quelques chiffres

Actuellement, plus de 100 millions de personnes utilisent Evernote dans le monde. L’entreprise californienne compte 370 salariés dispersés dans plusieurs locaux en Chine, Russie, Brésil, Corée du Sud, Singapour, Taiwan, Japon et Zurich. La plateforme prépare très prochainement l’ouverture de ses nouveaux bureaux à Lyon.

Plus de 16’000 entreprises ont opté pour Evernote Business, dont MailChimp, service d’envoi d’emailings et newsletters, CareerBuilder, entreprise internationale de recrutement encore l’Université du Kentucky, aux USA.

 

Astuces pour utiliser Evernote dans votre business

  • Le Web Clipper, outil installé sur dans le moteur de recherche, permet un enregistrement de la page en consultation sous différentes formes. Article, article simplifié, page complète ou encore capture d’écran, toutes les astuces sont réunies pour simplifier vos recherches sur internet. Enfin, il est possible d’ajouter des annotations, des rappels, de surligner certains éléments et de créer en un clic les carnets de notes.
  • Avec Evernote, retrouvez toutes vos notes manuscrites prises sur un Moleskine, entièrement retranscrites grâce à une simple photo et à l’aide de la fonctionnalité Evernote Page Camera. Ainsi, soyez efficace lors de vos rendez-vous avec vos clients et directement par la suite sur la plateforme.
  • Vous voyagez régulièrement pour votre travail ? Organisez vos déplacements, itinéraires et activités professionnelles grâce à Evernote Premium. Avec la synchronisation, accédez à votre contenu, où que vous soyez. Définissez les carnets auxquelles vous souhaitez accéder hors-ligne et travaillez sans connexion internet. Pour simplifier votre séjour, scannez une copie de vos documents de voyage importants (passeports, réservations de chambre) et préparer une check-list de votre voyage avec des rappels pour les événements si nécessaire.

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